Missie
De missie van de organisatie is om de ambities van het Drentse bestuur waar te maken, zo goed
mogelijk - gefocust op de bestuurlijke speerpunten - en zo doelmatig mogelijk. Met een moderne
bedrijfsvoering. De provincie is daarbij een solide partner die de zaken beheersmatig op orde heeft
maar vooral ook ondernemend en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en veranderende
behoeftes van bestuur, partners en burgers.
Inleiding
We ontwikkelen de ambtelijke organisatie langs drie lijnen. Deze lijnen zijn in de Directiebrief 2013 (een bijlage bij de Voorjaarsnota 2013) beschreven als Slim, Slank en Soepel. Slim zet vooral in op de ontwikkeling van de organisatie als geheel en het investeren in personeel. Dat gaat over samenwerken binnen de organisatie en over samenwerken met de buitenwereld. En over resultaatgericht werken vanuit beleidsopgaven en bestuurlijke opdrachten. Met een dienstbare en integere houding. Zo zijn we een adaptieve netwerkorganisatie. Via Slank wordt vooral gewerkt aan het bereiken van de kwantitatieve doelstellingen (formatieomvang, inhuur, lagere overhead) en aan de vitaliteit van de organisatie. Soepel concentreert zich op continue verbetering van sturings- en werkprocessen en de inzet van moderne ICT.
Aanpassingen in de organisatiestructuur
In 2014 is een nieuw Organisatiebesluit (2014) vastgesteld en daarmee een reorganisatie en ombuiging doorgevoerd in de topstructuur. In 2015 is aanvullend op de structuur een team 3P (programma’s, projecten en procesaanpak) gevormd waar de concernprogramma’s en grote projecten worden ondergebracht. Tevens heeft dit team de opdracht om het methodisch werken in de organisatie te ondersteunen om de realisatiekracht te verbeteren. De taken van de Dienst Landelijk gebied (DLG) voor Groningen en Drenthe zijn in 2015 ondergebracht in onze organisatie. Er is 2015 gewerkt aan een (lichte) gemeenschappelijke regeling Prolander tussen Drenthe en Groningen. In 2016 is de gemeenschappelijke regeling met succes van start gegaan. Eind 2015 is gestart met een tussenevaluatie over de prestaties van de Regionale uitvoeringsdienst (RUD) Drenthe. Medio 2016 zijn de resultaten bekend en wordt ook de wenselijkheid onderzocht om in de toekomst meer provinciale VTH taken over te dragen naar de RUD.
In 2015 is een reorganisatie doorgevoerd in de taken rond het beheer van wegen en vaarwegen. Dat heeft geleid tot procesaanpassingen (waaronder het assetmanagement), het terugbrengen van het aantal teams tot drie en een nieuwe opbouw in functies. Hiermee is meer duidelijkheid geschapen in taken en verantwoordelijkheden.
Planning van werkzaamheden nieuw college-akkoord
Het nieuwe college-akkoord is in 2015 vertaald in een meerjarige begroting, die qua indeling geheel is vernieuwd naar en de vijf bestuurlijke speerpunten en de zeven landelijke kerntaken van provincies. De prioriteiten uit het akkoord zijn gebundeld naar beleidsopgaven en beleidsdoelen, die zijn uitgewerkt in ongeveer 160 concrete begrotingsresultaten, waarvoor opdrachtformuleringen zijn vastgesteld.
Monitoring
Op het terrein van de bedrijfsvoering zijn een aantal monitoren ontwikkeld. De dienstverlening van de organisatie meten we met een klanttevredenheidsonderzoek (nu 7,4) en een bereikbaarheids-onderzoek (nu 5,6). Deze zijn in 2015 gemeten. Periodiek meten we het presteren van de organisatie via de methode HPO (2012: 6,4) en de tevredenheid van medewerkers (2012:Provincie Drenthe behoort tot de 10% hoogst scorende organisaties in de MTO benchmark). In 2015 is gestart met het meten van de prestaties van de overheadfuncties. Deze laatste metingen volgen uit een IPO initiatief (De internetspiegel), ook om provincies te kunnen vergelijken. De resultaten zullen in 2016 bekend zijn. In 2016 zullen we weer een HPO en MTO meting uitvoeren.
Managementletter
Jaarlijks voert de accountant ook een onderzoek uit op de bedrijfsvoering. In deze zogenoemde managementletter scoort de provincie goed. Met name bij de begroting en de informatie over verbonden partijen zijn beduidende vorderingen gemaakt. Aandachtspunten zijn informatiebeveiliging, subsidieprocessen en beheersing van aanbestedingen (zie verder: inkoop).
Slim: Slimmer werken
Meer samen, nóg sterker
Op basis van het nieuwe college-akkoord is de gewenste samenwerking tussen Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie tegen het licht gehouden. Dit is in 2015 neergeslagen in het document Meer samen, nóg sterker waarin een aantal (uitgewerkte) leidende principes zijn opgenomen die de basis vormen voor de ontwikkeling van de organisatie en het samenspel met bestuur.
Kader: Leidende principes uit Meer samen, nóg sterker.
- Werk samen
- Werk vanuit maatschappelijke opgaven
- Collegiaal bestuur en collegiaal management zijn uitgangspunt
- Werk samen met andere partijen in het netwerk
- Werk zakelijk
- Afspraak is afspraak
- Werk vanuit opdrachten
- Ga uit van de professionaliteit van medewerkers
- Werk verantwoordelijk
- Ga niet op elkaars stoel zitten
- Wees open, eerlijk en integer
- Toon zelf het goede voorbeeld
- Gebruik je gezonde verstand!
Programma organisatieontwikkeling, onderdeel kwaliteit medewerkers
Het programma is gericht op kwaliteitsverbetering van mensen en verbetering van processen (zie onder Soepel). In 2015 is vooral ingezet op het ontwikkelen van een meerjarig MD traject voor leidinggevenden. In dit traject komen zaken aan de orde als de eenheid van leidinggeven, de managementstijl (zakelijk én inspirerend), verheldering en aanscherping van de diverse rollen in de managementlagen en het betekenis geven aan het uitgangspunt dat de medewerker centraal staat. De resultaten van de procesanalyses worden ook benut als input voor het MD programma. Succesvol was ook (met ruim 300 bezoekers) een met hulp van het programma door medewerkers georganiseerd Medewerkerscongres. In diverse workshops lieten medewerkers elkaar kennismaken met hun werk. Thema was: doen!
Een onderdeel van het programma concentreert zich op de ontwikkeling van de interactie en co-creatie met burgers en instanties. Medewerkers wordt -als grenswerker- geleerd procesmatig en adequaat op de grens te werken tussen de ambtelijke organisatie(s), bestuur en de partners. In diverse projecten (als centrumplan Borger) is hiermee geëxperimenteerd.
Opleidingen
Het opleidingenprogramma voor medewerkers 2015 is uitgevoerd. Er is in 2015 aangesloten bij een e-learning project van het IPO. Diverse modules worden via de computer aangeboden. Speciale aandacht in het opleidingenprogramma was er voor 'opdrachtgever-opdrachtnemer' relaties en het schrijven van bestuurlijke nota's.
Inkoop
We hebben de inkoopfunctie in 2015 centraal gepositioneerd bij het team Subsidies en Inkoop. De adviesfunctie is opgewaardeerd naar een regisserende functie. Dit draagt bij aan een verzakelijking in de organisatie, bevordert transparantie in het kader van integriteit en helpt bij het aanscherpen van het opdrachtgeverschap. Het risico van het doen van onrechtmatige aanbestedingen als ook het niet nakomen van contractuele verplichtingen wordt hiermee verkleind.
Arbeidsomstandigheden. PMO
In 2015 is aan alle medewerkers een preventief medisch onderzoek aangeboden. Daar is goed gebruik van gemaakt. Medewerkers zijn door een lifestyle coach geadviseerd. In 2015 is de aanbesteding van ARBO diensten afgerond. Focus op duurzame inzet van medewerkers was het belangrijkste criterium in de aanbesteding.
Integriteit
In 2015 is gestart met een actieprogramma Integriteit. Die gaat via twee lijnen. Het integriteitskader (in 2007 vastgesteld) wordt stapsgewijs geactualiseerd. Een tweede lijn is dat er organisatiebreed een traject (via selfassessment) naar integriteitsrisico's wordt uitgezet (2016). Dat doen we samen met het bureau Integriteit Openbare Sector (BIOS). Inmiddels is de informatievoorziening over integriteit verbeterd en ook is integriteit steviger opgenomen in introductieprogramma's voor nieuwe medewerkers.
Slank: Kleiner en flexibel
Personele bezetting en inhuur
Tijdelijk is in de formatieomvang van de provincie uitgebreid met medewerkers van Prolander, einde 2015 zijn deze uit dienst gegaan. Los daarvan is gestuurd op het behalen van de taakstelling (429 fte). Dat is niet gelukt. Eind 2015 was de bezetting 434 fte (waarvan 29 fte tijdelijk) als gevolg van de opstart van nieuwe projecten. Op de loonkosten is echter door vacatureruimte (tijd tussen vertrek en invulling) en inkomsten uit bijvoorbeeld detacheringen een voordeel behaald van € 920.000,--. Door nieuwe wetgeving hebben we een aantal tijdelijke medewerkers een vast contract gegeven. De in de Directiebrief geschetste verhouding tussen vast en tijdelijk personeel is daardoor onder druk komen te staan. Hoewel een hogere inhuur was verwacht door frictiekosten als gevolg van de opstart van dienstverlening aan RUD en Prolander (als voor ICT consultancy) is de inhuur van personeel op projectkosten met 5,3 miljoen binnen het met PS afgesproken plafond (5,6 miljoen) gebleven.
Overhead
De provincie hanteert met de begroting 2016 een indeling naar 7 (IPO) kerntaken. Alle werkzaamheden die niet direct bijdragen aan die kerntaken zijn overhead (staf en ondersteuning). In de begroting is dit programma 8 Middelen. Op dit moment beslaat dat 29% van de personele inzet. Voorheen hanteerde de provincie de zogenaamde Berenschot-definitie (36%: staf, ondersteuning, bestuur en management). In 2016 zal een nieuwe toets op de overhead plaatsvinden.
Verzuim
Het verzuim heeft zich de laatste vijf jaar gunstig ontwikkeld en is nu gestabiliseerd, op een niveau van ongeveer 3%. Door goede registratie, monitoring en gerichte training van direct leidinggevenden op preventie is gestuurd op handhaving van dit lage niveau. Een laag verzuim heeft een gunstige invloed op de personele bezetting.
Strategische personeelsplanning
In 2015 is een nieuwe systematische aanpak van strategische personeelsplanning (SPP) ontwikkeld om beter zicht te hebben op de toekomstige behoefte aan personeel (in aantallen en in kwaliteiten) en de mate waarin dat potentieel al aanwezig is en/of uitstroomt. Via zogenaamde teamplannen is dit tot 2019 in kaart gebracht. Het SPP systeem wordt onderdeel van het personeels- en salarissysteem en wordt benut voor betere beslissingen inzake vacature openstelling en interne mobiliteit.
Arbeidsgehandicapten
De pilot inzet van arbeidsgehandicapten is succesvol afgesloten en het quotum is behaald.
Soepel: betere werkprocessen
Programma Organisatieontwikkeling, onderdeel procesverbetering
In 2015 is gestart met de zo genoemde systemische aanpak voor klantgerichte procesverbetering. Met hulp van het adviesbureau Vanguard wordt samen met de medewerkers intensief gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Eerst gaan we kijken en begrijpen hoe we nu werken. Daarbij komen vragen aan de orde als: hebben we de juiste (interne en externe) klanten voor ogen, voegen wij waarde toe ten behoeve van klanten of is er sprake van verspilling, werken wij aan de juiste opgaven en hebben we de juiste deskundigheden in huis om onze klanten optimaal te bedienen. Daarna gaan we verbeteringen formuleren en daadwerkelijk implementeren. De processen rond personeel, financiën en bestuurlijke nota's zijn geanalyseerd en verbeteringen zijn en worden nog doorgevoerd. De kwaliteit van de adviezen is daarmee verbeterd. Beleidsprocessen bij breedband, innovatie en natuur beleven zijn ook via deze systemische methode opgestart. Naast de procesverbetering zijn aspecten als houding en gedrag prominent in beeld. Resultaten daarvan worden ook benut voor andere onderdelen in het programma, zoals het MD programma.
Facilitaire diensten, procesverbetering
Aanvullend op deze aanpak is in 2015 gestart met het project PiD (Partner in Dienstverlening). Hiermee wordt een klantgerichte aanpassing van de facilitaire processen beoogd, in 2015 zijn de processen ontvangst bezoekers, in-door-uitstroom van medewerkers, facilitaire informatie op Huisnet (intranet), de interne servicedesk en de verwerking van post verbeterd. Naar aanleiding van de ervaringen met deze eerste processen wordt in 2016 ook met andere (facilitaire) processen gestart.
Programma Doorontwikkeling planning en control
Het nieuwe college-akkoord gaf aanleiding tot een forse vernieuwing van de begrotingsopzet. De begroting wordt nu in een informatiesysteem vastgelegd. De begroting 2016 is digitaal en volledig interactief gepubliceerd. Op basis van een indeling die is afgeleid van de door het IPO geformuleerde kerntaken. Door de digitalisering is het echter ook mogelijk om via een andere bril te kijken naar de informatie, bijvoorbeeld langs de speerpunten van het college-akkoord. Ook de jaarrekening 2014 is op deze wijze gepubliceerd. Er is vooreerst afgezien van een vervanging van het financieel systeem.
Programma Dienstverlening
In 2015 is het project Klantcontactcentrum (KCC) via een quick scan geëvalueerd. De conclusie is dat het KCC bijdraagt aan de doelstellingen van het programma (een betere en professionele bereikbaarheid en dienstverlening). Daarom is het KCC definitief ingebed in de provinciale organisatie, als onderdeel van het team Communicatie. We zijn aan de slag gegaan met het verbeteren van de signaleringsfunctie van het KCC. De informatievoorziening op de website is meer afgestemd op informatiebehoefte vanuit de burgers, mede ook gebaseerd op signalen die het KCC krijgt via de klantcontacten. Een zorgpunt blijft de telefonische bereikbaarheid van medewerkers. Een interne campagne is in gang gezet om de bewustwording te verbeteren. In 2015 is E-herkenning voor bedrijven (een soort DigiD voor bedrijven) geïntroduceerd voor het doen van subsidieaanvragen. Daarnaast is er een technische aanpassing gerealiseerd waardoor subsidieaanvragen sneller kunnen verlopen. In 2015 is ook gestart met het opzetten van een ‘klantportaal-module’ waarin klanten hun gegevens en status van aanvragen kunnen checken. De oplevering staat gepland in het eerste kwartaal van 2016. In 2015 is ingezet op de ontwikkeling van een digitaal magazine Drenthe Dichtbij.
ICT ontwikkelingen
2015 heeft vooral in het teken gestaan van de vervanging van de telecomapparatuur (nieuwe smartphones, tablets) en de voorbereiding voor de aanbesteding en vervanging van alle werkplekapparatuur (begin 2016). Diverse centrale systemen zijn planmatig vervangen zonder dat de bedrijfsvoering daarvan hinder heeft gehad. Verder is gezorgd voor de uitrol van werkplekken en andere ICT voorzieningen voor Prolander. In 2015 is een aangepaste (investerings-) agenda ICT gemaakt waarin nieuwe externe ontwikkelingen zijn opgenomen als de Agenda e-overheid 2017, de nieuwe Omgevingswet, de landelijke basisregistraties en Europese richtlijnen om omgevingsdata te publiceren. De impactanalyses op deze ontwikkelingen zijn in 2015 gestart. Onze ICT is gecertificeerd voor DigiD. Een project rond de verbetering van informatiebeveiliging (ook gelet op nieuwe wetgeving rond melding van datalekken) is gestart. Voor de nieuwe Drentse parlementsleden zijn nieuwe ICT voorzieningen geleverd en het staten informatiesysteem is vernieuwd opgeleverd.
Rapportage onderzoeken
Jaarlijks worden enkele zelfonderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uitgevoerd binnen de organisatie.
Borging bestuurlijke besluiten
Eind 2015 is een audit afgerond over de voorbereiding, besluitvorming en afdoening van bestuurlijke besluiten. Het proces van voorbereiding en besluitvorming is goed ingericht en vastgelegd. Echter de bekendheid met de procedures schiet te kort. Een aanbeveling was medewerkers beter op te leiden. Dit is in 2015 direct georganiseerd. Via het programma Organisatieontwikkeling.
Verder zijn er aanbevelingen geformuleerd over een betere vastlegging van besluiten, notulen.
Ook bleek de procesbeschrijving rond het toewijzen acties op basis van de besluiten niet adequaat. Waardoor bij de monitoring op besluiten tekortschiet en risico's in de uitvoering ontstaan. Dit geldt ook voor archivering van besluiten en vervolgstappen.
De aanbevelingen van de audit worden in samenhang met de eerder genoemde systemische aanpak van het bestuurlijke proces uitgewerkt. Wat leidt tot een nieuwe werkinstructie.
Financieel proces OV bureau
Op verzoek van de directeur van het OV bureau en onder aansturing van een auditcomité van de twee provincies en de stad Groningen is een scan uitgevoerd op de financiële processen en -systemen van het bureau. Conclusie was dat er de afgelopen tijd veel verbeteringen zijn doorgevoerd en dat deze processen en systemen op orde zijn. Wel is geadviseerd de vervanging van software te overwegen, uit oogpunt van efficiency.
EU bewustzijn
In de organisatie is een onderzoek uitgevoerd naar het EU bewustzijn. De scan is interprovinciaal opgezet. Het bewustzijn in Drenthe stond (afgezet tegen andere provincies) op een goed niveau. Wel was op aspecten verbetering mogelijk. Er bleek een verschil te zijn in opvattingen over het concernprogramma Europa dat bedoeld is EU gerelateerde projecten af te stemmen en bewustwording te bevorderen. De teams in de organisaties hebben een grotere behoefte aan directe ondersteuning/hulp. Ook zijn aanbevelingen geformuleerd om Europa meer zichtbaar te maken in de begroting.
KCC
Na twee jaar experiment is het klantcontactcentrum geëvalueerd via een kwalitatief onderzoek. Het oordeel van de respondenten was positief. Het KCC heeft substantieel bijgedragen aan de doelstellingen van het programma Dienstverlening. Ook de bereikbaarheid (van het KCC zelf) en de klanttevredenheid is van een goed niveau. Op basis van de evaluatie is het KCC (als onderdeel van het team Communicatie) nu een vaste waarde in de organisatie. Diverse aanbevolen verbeterpunten zijn ondergebracht in het (verlengde) programma Dienstverlening.
Systemische aanpak
In 2015 is bij een aantal teams gewerkt met de systemische (Vanguard) aanpak (zie elders in deze paragraaf). De conclusie was dat deze methode aanslaat. Omdat zij nadrukkelijk medewerkers betrekt 'in het werk'. Aanbevelingen zijn gedaan om meer aandacht te geven aan communicatie en planning bij de start van systemische projecten en om de rol van de teamleiders te versterken. Als beslissers rond werkprocessen. Op basis hiervan is besloten door te gaan met deze methode.